Для бухгалтерии и тендерной отчётности пакет документов на поставку не менее важен, чем сам материал — без него закрыть контракт не получится.
Договор и его условия
В договоре фиксируют объём поставки, график, цену за единицу и условия оплаты. Для контрактов с определённым сроком отдельно прописывают ответственность за срыв графика — стандартная практика при работе с юрлицами и по тендерным контрактам.
Накладные и закрывающие документы
На каждую поставку выдаётся товарная накладная — в ней зафиксирован объём и дата привоза. По итогам поставки или по каждой партии оформляются закрывающие документы для бухгалтерии — накладная и счёт-фактура или УПД, в зависимости от формы работы с заказчиком.
Сертификаты соответствия на материал
На щебень, песок и другие нерудные материалы есть сертификаты соответствия, подтверждающие характеристики материала — фракцию, прочность, происхождение. Для поставок на муниципальные и государственные объекты этот документ часто обязателен уже на этапе приёмки.